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Una eficaz solución que se adapta al RGPD

Prime Visit, el Libro de Registros digital de GRUPO AZKOYEN

AZARplus

Habida cuenta de que las Empresas deben adaptarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y no solo en el ámbito digital, puesto que la normativa incluye los archivos en papel, las exigencias que ésta plantea para las Empresas son importantes, subraya GRUPO AZKOYEN en una nota difundida. Ello incluye el tradicional Libro de Registros, así como a los requisitos para traspasar su contenido al formato digital, con los posibles errores que puedan cometerse. En este aspecto, prime Visit constituye una interesante solución para su digitalización, desarrollada por la filial de la Empresa navarra para “evitar problemas en la recepción de los datos proporcionados por los clientes y asegurarse de que a cada cliente se hacen las preguntas necesarias” en base a la información que éstos proporcionan. Entre sus ventajas, mencionadas en el comunicado que ofrecemos a continuación, se encuentran su registro previo, que evita introducir datos en recepción, ahorrando esperas, así como el registro manual uitilizando Outlook. Asimismo, los registros digital prime Visit permiten demostrar fácilmente que se ha informado a los visitantes sobre las normas de seguridad. Igualmente, el registro puede hacerse presentando el código QR que se recibe al confirmar una cita, además de proporcionar tarjetas de identificación en la recepción que dan acceso a determinadas áreas de la empresa…

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El papel en el mundo digital: cómo adaptar el libro de registros al Reglamento General de Protección de Datos

EL pasado 25 de mayo entró en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), motivo por el cual las empresas deben adaptarse a uno de los cambios normativos más trascendentales llevado a cabo por la Unión Europea. Esta legislación, de obligado cumplimiento, proporcionará a la ciudadanía un mayor grado de control sobre su privacidad, pero también impondrá cambios radicales a las empresas.

En adelante, todas las compañías deberán contar con un consentimiento “inequívoco” de los usuarios para hacer uso de sus datos personales, así como adoptar una “responsabilidad proactiva” en lugar de “reactiva”. Es decir, las empresas deberán aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar y demostrar que el tratamiento de datos personales se lleva a cabo de conformidad con el nuevo Reglamento.
Sin embargo, todavía existe la idea errónea de que estos cambios sólo afectarán al ámbito digital. Nada más lejos. El RGPD es tecnológicamente neutro, lo que significa que todos los datos personales estarán protegidos independientemente de la tecnología utilizada para su registro o conservación. Es decir, todas las empresas europeas que manejen datos personales estarán sujetas al cumplimiento del Reglamento, aunque utilicen archivos en papel.

Por ello, se debe tener muy en cuenta que el tradicional libro de registros en papel, además de estar cubierto por la próxima legislación, será uno de los primeros elementos en ser evaluados por una auditoría. Y hay que tener en cuenta, también, los requisitos para traspasar el contenido del libro en papel al formato digital, de manera que cumpla con las exigencias del RGPD.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para que el libro de registros sea compatible con el próximo Reglamento?

En adelante, el libro deberá ser almacenado de forma segura. Esto quiere decir que los datos no pueden ser revelados a terceros en ninguna circunstancia -excepto al equipo de recepción-, y deberán ser destruidos (triturados) de forma regular y evitando cualquier posibilidad de robo de los datos. Lograr todo esto es técnicamente posible, pero, como la mayoría de las actividades desarrolladas manualmente, el riesgo de errores y negligencia es considerable.

¿Qué ventajas aporta un sistema de registros digital como prime Visit?

Para evitar problemas en la recepción de los datos proporcionados por los clientes y asegurarse de que a cada cliente se hacen las preguntas necesarias, existen ya en el mercado soluciones digitalizadas como prime Visit, desarrollada por la filial del Grupo Azkoyen. Gracias a esta solución tecnológica, a cada usuario se le realizan exactamente las preguntas necesarias en base a la información que éstos proporcionan. Además, con el registro previo de prime Visit no es necesario introducir los datos en recepción, con la consecuente ventaja de que no habrá colas de espera.

Algunas empresas y sectores utilizan las normas ISO y HACCP, por lo que se aplica la obligación de registro de visitantes. Gracias al libro de registros digital prime Visit, los responsables pueden demostrar fácilmente que se ha informado a los visitantes sobre las normas de seguridad.

Con prime Visit, los visitantes, en lugar de registrarse manualmente usando Outlook, pueden hacerlo utilizando el kiosko de visitas principal, y el registro se confirma después de simplemente buscar su nombre. También puede hacerse presentando el código QR que se recibe al confirmar una cita. Además, con esta aplicación se pueden proporcionar tarjetas de identificación en la recepción que da acceso a ciertas partes de la empresa.

Comunicado GRUPO AZKOYEN

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