Descubre la clave del éxito de IPS para la gestión integral de Salas

El TRYP Madrid Atocha Hotel acogió este jueves, día 26 de septiembre, una interesante ponencia a cargo del responsable de implantación de proyectos y consultoría de IPS, Josep Prieto, en la que este veterano profesional abordó de forma brillante ante un numeroso auditorio los “Principales retos y necesidades para la gestión integral de Salas”.

Para exponer de forma ilustrativa los retos y las necesidades de los Salones hoy en día, Prieto inició su exposición sirviéndose de “una máquina del tiempo” que nos trasladó al escenario de estos establecimientos en los años ochenta, avanzando hasta la actualidad a partir de los hitos que fueron sucediéndose a través de sustanciales cambios en la oferta, que conllevaron necesidades de gestión aparejadas a la misma. Desde un inicio del viaje a un Salón típico, con Máquinas Arcade, deportivas (billares, futbolines, etc.) y de Azar, mucho más sencillas que las actuales, y de igual modo lo era su gestión, pasando por los cambios que supusieron en el 2000 el VideoBingo, las Ruletas o las Máquinas de cambio automático, hasta las Apuestas en la siguiente década, hasta configurarse el actual panorama.

Asimismo, explica Prieto, IPS ha ido ofertando soluciones a lo largo de esta evolución, adaptadas a las necesidades que iban surgiendo, desde el OPSMaq en 1986 hasta “el IPSSaloon en 2003, el primer producto que lanza la Compañía para la gestión de Salones”, hasta, por ejemplo, el “IPS Control System, una aplicación para gestionar el efectivo de la Sala”, e igualmente cita la llegada de DinamiaCard y Tito (2018), que también “viene a solucionar algunos de los problemas que hay en los Salones”.

Hoy, prosigue, constituye una cuestión de gran actualidad el Control de acceso en 2019, apunta Prieto, y “dentro de poco tendréis que activarlo”, además de otros conceptos actuales y de futuro, como son el Cashless y los Pagos Online.

Según Prieto, “toda esta transformación nos ha traído muchos beneficios, como los que voy a enumerar, así como retos que hay que afrontar para lograr aquellos”, apunta. Tener más beneficios, por lo tanto, supone afrontar más retos, señala, y entre aquellos cita el aumento de la oferta de Juego, lo cual permite al Salón dar “una oferta diferencial”. Los Salones pueden tener “una oferta muy variada”, que ha permitido su transformación en “unos centros de ocio” que cuentan con “más canales de negocio”.

El reto aparejado al aumento de la oferta de Juego supone preguntarnos “si gestionamos cada canal de forma particular”, y plantearnos si en cada canal que ofrecemos tenemos el margen de beneficio, para lo cual se hacen necesarias las métricas con el fin de obtener información al respecto y así poder tomar las mejores decisiones, señaló.

Posibilitar un público más diverso es el segundo de los beneficios que apuntó Prieto, puesto que “es una gran oportunidad que entre más gente y más variada en el Salón”. En este caso, se trata de beneficio ante el que deberíamos preguntarnos “si estamos captando nuevos clientes, si los conocemos”. Para captarlos es clave conocerlos, explica, con lo que se hace necesario un acercamiento. Igualmente, Prieto hizo mención de la ventaja que supone contar con un mayor número de transacciones, una realidad ante la que hay que preguntarse “si disponemos de una política de flujo de efectivo”, y si esta es segura, para lo cual se precisan “criterios eficientes y productivos”.

Barajando estos conceptos, Prieto plantea una Pirámide de las necesidades en cuya cúspide se encontraría la fidelización, y desde la base englobaría desde el Control de acceso en su base, hasta, por este orden, el Accounting, la Gestión del efectivo, la Captación de clientes y el Concocimiento del cliente, siguiendo la lógica anteriormente desarrollada. Se trata, en suma, de  “escalar, hasta alcanzar la parte más alta”, señala, salvo que la Empresa de que se trate tenga suficientemente músculo como para afrontarla toda a la vez. Sin embargo, no es lo habitual, puesto que, por lo general, en un Salón “normalente hay una persona que va relevándose por turnos y son ellos los que tienen que sufrir toda esta pirámide”, por lo que su recomendación es que vaya abordándose de forma progresiva.

Desde el Control de acceso, “la necesidad básica hoy en día, que viene por normativa”, pasando por la fase del Accounting, que “muchos ya tendréis solucionada”, si bien Prieto aconseja afrontar junto con la Gestión del efectivo, el siguiente escalón de la pirámide. De este modo, será factible tomar mejores decisiones y así realizar mejoras en el Salón. En la capa superior, por último, se trata de lograr más clientes, “su captación y fidelización”.

Abordando cuestiones de interés en este aspecto, dentro del Accounting, Prieto señaló que cruzar datos entre capas brinda información a partir de la que poder mejorar la estrategia, la toma de decisiones, planteando “si disponemos de los indicadores adecuados” como pregunta clave. Otros indicadores que plantearse aluden a la obtención de forma simple, un objetivo que obtendremos mediante la centralización de la información, básicamente, integrando diferentes sistemas, estando disponible, pongamos por caso, “en nuestro portátil, y que esta información tenga un tratamiento específico”. Al respecto, Prieto puso el ejemplo de la valoración de “una Máquina de renting, poder analizar la información para saber si realmente es buena, si me está dando beneficios”.

También es importante preguntarse “si estamos registrando la información adecuada”, un aspecto fundamental, pues si no es así, las dos preguntas anteriores “no tienen sentido”. En todo caso, para ello hay que “obtener datos objetivos, no subjetivos”. En definitiva, se precisa de “una información fiable y segura” y para lo cual una de las bases es la captura electrónica y los criterios de integridad y seguridad, y cruzarlos con otras capas proporcionan valiosas informaciones.

En cuanto a la captura electrónica, Prieto señaló como conceptos claves los Contadores y los Eventos, a partir de los cuales obtener “datos fiables, seguros, centralizados y podamos consultarlos cuando queramos, online”, con el fin de lograr mejoras que reviertan en análisis efectivos, una mayor recaudación y una mejor resolución de incidencias, aportando también valor al cliente. Por lo tanto, nos permite hacer análisis en vivo de la Sala y, por ejemplo, “el Control de Acceso os va a dar la oportunidad de tener datos objetivos de la gente que entra y de la gente que sale, de si la sala está muy ocupada” en definitiva, se obtiene información para tomar decisiones con el fin de mejorar los resultados del negocio y, por otro lado, también se mejora la experiencia del usuario.

El Acounting también permite obtener numerosos beneficios uniéndose a la Gestión del efectivo, señala Prieto. En este caso, cabe cuestionarse, entre otras preguntas, “si conocemos el flujo de las transacciones, si disponemos de una operativa fiable o si podemos ubicar el efectivo” por cantidad o por tipología, de monedas y billetes. En cuanto al flujo de las transacciones, el ponente aludió a la importancia de establecer un criterio único y optimizar el flujo, de igual manera que apuntó que para disponer de una operativa fiable, que no tenga ningún agujero de seguridad, es clave “otorgar seguridad al personal de sala e integrar una nueva oferta”.

Para resolver estas preguntas, Prieto propuso un sistema de control de efectivo cruzado con la capa de Accounting, señalando que dicho sistema “un registro de todas las transacciones que ocurren en el Salón”, si bien es esencial tenerla en una base segura. Para ello, ese registro de transacciones debe ser trazable, seguro y fiable, incluir los nuevos métodos de pago y el modo de trabajar con el efectivo debe seguir criterios objetivos.

Dentro de la Gestión del efectivo, junto al Registro de transacciones hay que considerar la importancia de las Analíticas para obtener un mapa de efectivo y un flujo de efectivo, gracias a las cuales es posible plantear cuestiones y obtener información para decidir diferentes cuestiones. Entre otros, “políticas de recirculación de dinero dentro de la sala” o, por ejemplo, “enfocar a otras tareas a los empleados, orientándolos a la fidelización”, dentro del apartado del Servicio, decidiendo a partir de información, en función de lo los resultados obtenidos. Igualmente, por ejemplo, es posible automatizar la liquidación, “decidir de dónde sale el dinero y a dónde ha de irse” y también dar una mejor asistencia.

Enfocarse en fidelizar, apuntó Prieto, ya en la parte alta de la pirámide, significa Captar, Conocer y Fidelizar, las tres últimas fases, por este mismo orden. Para captar al público potencial, las preguntas que hay que responder aluden a si disponemos de una oferta diferencial, si captamos nuestro público objetivo, así como “si conocemos a nuestros clientes, saber lo que les gusta, lo que consumen, sus horarios”, a través de datos objetivos, “si podemos valorar a cada uno de ellos”. Hacer una oferta diferenciada, por lo tanto, es fundamental para captar clientela, señaló el ponente, “bien sea por nuestra marca si somos una gran empresa, y si somos un Salón, tienen que identificar algo que sea diferencial”, incluso aunque no sepan identificarlo, señaló. Se trata en suma de “ofrecer cosas atractivas a nuestro público potencial y de captar al público objetivo, es decir a quien nos interesa”.

Las estrategias de diferenciación que capten y fidelicen pueden ser exitosas a través de distintas herramientas o acciones, como los Jackpots personalizables por parte de la empresa, los HyperJackpots, realizando un esfuerzo comercial y comunicándolo a través de iniciativas de marketing. Otra posibilidad, señaló Prieto, consiste en datos del Registo de visitas con los de Playertracking para valorar a los clientes y realizar una oferta personalizada, bien realizando ofertas con motivo de sus cumpleaños, por ejemplo, o o potenciando Máquinas nuevas avisando de que ha llegado al establecimiento con una oferta personalizada.

En cuanto al Control de acceso, Prieto aludió a la aplicación de la normativa al respecto desde el próximo día 3 de noviembre, señalando la importancia de contar con un sistema que “sirva de base para todo lo que esté por venir”. El Sistema Base no solo ha de integrarse con diferentes modelos de identificación sino también encajar con los diferentes tipos de acceso, sea un torno o identificación a través de diferentes tecnologías. Yo os aconsejo, y vamos a tener tiempo de ver qué hace la competencia.

Crucemos la información de las personas que entran en las salas con otras capas. player tracking, fidelizacióny tarjeta monedero. Ahora va a ser obligatorio entregar los datos, por lo que a muchas personas que no tengan tarjeta de fidelización ahora les podría interesar hacérsela.

A la hora de abordar cómo debe ser la Plataforma que cubra todas las necesidades, “hemos de tener en cuenta que son muchas las cosas que pasan en un Salón y también numerosas las capas funcionales”, explica Prieto. En concreto, dicha Plataforma, preferentemente, debe contar con un ecosistema ha de ser modular, escalable y móvil, contando con un conjunto de aplicaciones suficientes, que nos dé la información en tiempo real, multidispositivo. Su información debe resultar centralizada, segura y estar disponible. Sobre todo, la disponibilidad es fundamental para quienes trabajan en los Salones, “tan dedicados a su negocio”, señala. Por su parte, la funcionalidad debe simplificar las operaciones, incorporar métricas adaptadas y facilitar la toma de decisiones, los cambios estratégicos y la consecución de objetivos.

Implementar una Plataforma que cubra estas necesidades requiere, de acuerdo con Prieto, supone un proceso, puesto que son muchos los aspectos que debe cubrir. La implantación se realiza de forma progresiva, y requiere una Consultoría (en la que se realiza un análisis, una revisión y finalmente se pasa a la acción), una Formación para saber operar el personal (BackOffice y FrontOffice) y, por último, se precisa un Acompañamiento. En este último paso del proceso de implantación, “largo, pero no tedioso”, dijo Prieto, añadiendo que, sobre todo, “tenemos las personas, tenemos las herramientas, y tenemos la experiencia” para llevarlo a cabo de la mejor forma, en relación a la exitosa Plataforma IPS-Master.

Después de la ponencia se abrió un turno de preguntas en el que los asistentes se interesaron sobre todo por conocer los detalles de la normativa en Madrid referente al control de acceso, un espacio abierto en el que los responsables y empresarios de Salones intercambiaron además experiencias muy valiosas.

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